Банк данных создается путем сканирования, обработки и занесения в информационно-поисковую Интернет-систему имеющихся документальных данных из официальных источников.
Первый этап работ по проекту стартовал в 2006 году. В 2007 году первая часть ОБД «Мемориал» появилась в свободном доступе в сети Интернет на сайте www.obd-memorial.ru . Работа была проделана масштабная: собраны и переведены в электронный вид десятки тысяч документов, общим объемом более 10 млн. листов. Содержащаяся в них персональная информация составила более 20 млн. записей. Основной массив обрабатываемых документов в ОБД – это донесения о потерях личного состава РККА, справки о погибших и пропавших без вести, а также описания и списки захоронений советских солдат и офицеров. Обрабатывались фонд дел «Донесения боевых частей о безвозвратных потерях» и картотека учета советских военнопленных ВАСт (сегодня имеет название «Немецкая служба»), хранящиеся в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ), документы фонда «Паспорта захоронений», хранящиеся в ВМЦ ВС РФ (ныне – Управление Министерства обороны РФ по увековечению памяти погибших при защите Отечества).
За последующие годы ОБД «Мемориал» пополнялся документами из Центрального военно-морского архива Министерства обороны РФ (ЦВМА РФ), Российского Государственного военного архива (РГВА), Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) и его областных филиалов, районных военкоматов, Филиала ЦА МО РФ (военно-медицинских документов). Кроме документов, связанных с именными потерями Красной Армии, велась обработка хранящихся в ЦА МО РФ документов военно-пересыльных пунктов (ВПП), содержащих информацию о том, в какие части были направлены военнослужащие.
Дополнительно в ОБД «Мемориал» были загружены образы более 1000 печатных Книг Памяти.
В настоящее время ОБД «Мемориал» насчитывает 37 млн. записей о погибших, пропавших без вести, вернувшихся из плена и окружения (ранее считавшихся погибшими и пропавшими без вести), прошедших через ВПП. Дополнительно также имеются более 11 млн. записей на информацию из Книг Памяти.
Данные об архивных фондах, из которых берется информация
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ). Дела фондов 58 и 33, в которых собраны документы о безвозвратных потерях в Великой Отечественной войне, Картотека военнопленных офицеров, фонды ВПП, отдельные дела из других фондов.
- Управление Министерства обороны РФ по увековечению памяти погибших при защите Отечества. Документы фонда «Паспорта воинских захоронений».
- Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ (ЦВМА РФ). Фонды документов о безвозвратных потерях.
- Российский Государственный военный архив (РГВА). Фонды безвозвратных потерь войск НКВД, трофейные фонды, содержащие информацию о советских военнопленных, фильтрационная картотека.
- Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ). Дела фондов 7021, 7077, 7317, 9526 с информацией о советских военнопленных, погибших в плену и возвратившихся на Родину.
- Областные филиалы ГА РФ. Информация о советских военнопленных, погибших в плену и возвратившихся на Родину.
- Документы районных военкоматов, содержащие похоронные извещения и книги учета извещений.
- Филиал ЦА МО РФ (военно-медицинских документов). Книги учета умерших и книги погребений медицинских учреждений.
